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商务英语的写作知识

2017-11-27 15:17:28 陈腾威

商务英语在如今的生活中被越来越多的使用,每个身处职场的人都有必要了解商务英语的一些写作知识。但大多数职场的英语学习者并没有系统接触过商务英语写作的材料,对商务英语的写作要求可能比较陌生。在这里笔者就推荐一本教程:《商务英语写作实例精解》。

这本书的作者时Shirley Taylor,是现代商务英语的资深的写作专家,她有着几十年的教学经验。如今上市的英语书很多,胆大多数给人的感觉都过于模式化——就都类似于列出一堆句型和模板让读者去套用,然后再给出些不痛不痒的建议。但《商务英语写作实例精解》并不局限于介绍模板和句子,而是更进一步的从笔者的角度来介绍上午写作应有的一些原则。

21世纪以前,商务英语往来相比于今天要更加正式与冰冷。人们经常使用一些一本正经的词汇语句,例如:

1. Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.

2. The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

与以前相比,21世纪的商务活动已经不再那么正式与刻板,但很多人的商务英语风格仍旧沿用着上个世纪的古板。为此,作者在书中花了大量篇幅来告诉读者如何写好现代商务英语:让读者从自身角度出发已轻松、自然友好的语言来完成沟通,忘掉一些无用的套话。作者在书中也重点阐述了以下原则:

一.商务邮件的目的在于说服对方或是传达信息,而不是为了作文竞赛,一定要让对方赞叹你的写作水平不可。沟通的目的要简洁而直接的表达,不用套话空话。

1. Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal

2. The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

将其换成自然的说法就是: 

1.I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.   

2.These goods will be sent to you today.

二.商务英语虽然需要书面得体,但它与一般的书面体比如学术类论文不同。如今的商务英语提倡语言自然,就好像在与人面对面口语交谈一样。读者在写作时可以适当加入一些自己想法与情感,让对方觉得不是在与一台公文机器对话。例如以下常见句子:

(1) Please process this claim soon.

(2) Please let us know what you would like to do.

(3) I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.

值得注意的是,商务邮件推荐使用口语化写作方式,但也并不意味着可以使用俚语或非正式口头语。例如:Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.

三.一般情况下,使用主动语态会比较有趣有力,被动语态会显得语气生硬,有官腔。试着比较以下句子就不难发现:

(1) The new system was developed by our staff. 

(2) Our staff developed the new system.

(3) These notes should be read carefully before completing the form.

(4) Please read these notes carefully before completing the form.

但如果主语不明确或不重要的情况下可考虑使用被动语态。

被动语态:The noise was heard all over the island.

主动语态:People all over the island heard the noise.

四.最后就是要多使用短句,研究表明句子长度在超过15个单词时,首次阅读能理解的人占百分之七十五,而当长度在27个单词体以上时,比例马上下降至百分之四。由于商务英语要传达的信息在准确性上要求极高,因此在写作上应当尽量使用短句。

除上述要求之外,书中还有很多细节上的详细说明。如果不清楚如何写一封得体、正确的邮件,那这本书会给你带来非常多的帮助。

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