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怎样提升商务英语写作能力?

2017-11-28 18:49:25 姚洪锇

无论是对从事商务领域工作的朋友或者是备考BEC考试的小伙伴们来说,商务英语写作都是一个大头,但是很多非专业人士都没有系统的学习过商务英语写作方法,今天口语猫菌就给大家推荐一本商务英语实用的写作教程书——《商务英语写作实例精解》[ 《商务英语写作实例精解》(第七版)外语教学与研究出版社;Shirley Taylor(英)编著;卢艳春 白荣梅译]

作者Shirley Taylor在书中花了大量的篇幅来教导读者如何写好现代商务英语:忘掉教科书上那些正确而无用的套话,用轻松、自然和友好的语言和读者进行沟通。作者在书中主要重点阐述了下面这几条商务英语写作原则:

1.用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达

商务邮件的写作目的在于传达信息或者说服对方,而不是用来参加作文竞赛评选,必须把自己的写作水平表现得淋漓尽致。商务写作应该尽量做到简洁自然,不需要把语句修饰得花里胡哨,尽量使用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达以其能达到沟通的基本目的。

2.写作语言尽量显得自然、口语化

商务邮件虽然是一种书面体,但它与那些要求必须严肃认真的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅。可以在行文中融入一些自己的想法、个性和情感,让读者感觉到作者正在和自己面对面交谈。

不过值得注意的一点是,虽然在商务英语写作中提倡使用口语化的写作方式,但这并不意味着我们可以随意使用俚语和非正式的口头语,这些非正式语言并不适合出现在商业场景中,例如:Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.

同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写(例如把you缩写成u,把are缩写成r,把because缩写成cuz),如果这样表达会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。

3.使用主动语态

一般情况下,在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调,使用主动语态则会使邮件变得更加有趣有力。

例如:(1) The new system was developed by our staff.

(2) These notes should be read carefully before completing the form.

可以看得出来使用主动语态重点会更加突出而且句子也更加简洁不会显得累赘。

当然,主动语态并不适用于所有情形下。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下就要使用被动语态。

有时候由于在被动语态中看不出动作发出者是谁,有时候在商业中为了逃避责任或者含糊其辞,我们也会使用被动语态。

4.多使用动词而不是名词

动词名词化(例如将avoid写成the avoidance of)不仅仅会拉长句子,而且写出来的句子会不够生动。所以我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。

例如:We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions.

应该改为We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions.

5.多使用短句

经过研究表明:句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时,第一次阅读就能理解的人所占的比例为75%,但是当把句子的单词长度提高到27个以上时,这个比例马上就降到了4%。由于商务邮件的沟通讲究的是效率和准确性,因此应该尽量使用短句。

除了上面提到的这五个写作原则之外,书中还对很多写作时需要注意的细节进行了很详细的说明,包括邮件的组织逻辑、外观与格式、邮件的主题、开头与结尾等。同时,书中还给出了大量相应的范本。如果你一开始不清楚如何写一封正确、得体的邮件,书中所提供的范本会是非常好的模仿案例。

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