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如何开展一场高效的商务会议?

2017-12-09 18:19:26 陈腾威

尽管职场中的人们都知道开展商务会议非常重要,但当会议真正开展起来后,那些得不到结果或没有达到效果的还是“比比皆是”。在这里给出七条建议,有助于帮你开展一次成功的商务会议。

1、决定好会议要达到的目标,并做好相应的准备。清晰的目标会给会议定好基调。目标要做到具体可测,最好是可量化的,同时要提前通知好参会者做好准备。例如你要开的是与外商的商务会议,你就必须把相关的材料或产品的英文文本做好准备,又或是你要与你的员工来一场头脑风暴,就需要参与者每人都带着想法参与会议。每次会议通知好会议时间与需要携带的东西也都是必要的。

2、思考这次会议是否真的有必要。每次会议都是需要成本的,特别是你要邀请特别的嘉宾例如客户或高层领导时,你都需要考虑你这次会议的价值性。而且相对于员工来说,这也是需要成本的。有些公司开会时需要支付员工工资的,而且会者可能因为你的会议安排而打乱半天的工作计划。有些只需要单方面传达的会议完全是可以通过邮件、电话等方式替代的,并不一定非要把大家凑一块儿讨论一些无关紧要的小事。

3、邀请一些特殊人物。比如你的会议是要达成一个项目的目标,你就可以清该项目的监督人来参与会议。或是你开的是一个关于产品改进的会议,你可以邀请你的甲方的代表来讨论并说出他们的需求。这样就能更好的提升会议的含金量。

4、交代好会议的大致时间,并做到在时间内完成。超时的会议会让人失去耐心。如果无法确定时间,那就给出一个时间段,比如半小时到四十五分钟。这样做的目的是可以让参会者能提前改变工作计划,方便在会后直接投入到工作中,并能改变接下来的工作重心。

5、安排好会议作息时间。避免将会议放到一天的开始或者下班结束前,让同事舒服一点会让会议更容易开展。

6、制定好议程。尽量别把重要的内容放在最后面讲,也别说一些与会议不相关的话题。因为每次会议时,你不能保证所有人都不会因为工作关系而提前离开。所以你需要在会议开始就交代清楚相关的会议目标。会议议程能让会议更有条理,少一些特殊情况,在日后也方便回顾并整理成档案方便查询。

7、要有一个清晰地会议结尾。结尾需要强调会议的决定与工作截止日期,也要说明会议之后所需要的后续行动。

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