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如何在商务英语中传递坏消息?

2017-12-15 19:05:21 陈腾威

现在的年轻人们作为职场的精英每天都在处理大量的商务信件,而且其中绝大部分都是英文书写。面对一些商务信件写作,有很多白领初入职场且不知道该注意哪些细节,往往都是不知就里的随心发挥,要么就是张冠李戴的即兴创作。但这样写出来的信件往往让外商们感到一头雾水,甚至让老板火冒三丈。对于商业信件,最难处理的之一就是如何发送商业事物的坏消息。在此面对商务信件中传递坏消息,应当注意以下四步:

1、开篇要有一个与主题有关的中立的陈述句。这样的陈述句要简短,这样做的好处就是让对方现有适当的心理准备,同时让对方觉得你发布的坏消息具有客观性,不存在主观色彩。例如:We both recognize the promotional campaigns that often accompany big sales such as yours.

2、要让对方知道这坏消息产生的原因,这方面就需要作者用正面积极的语言来表达。要尽量让决定看上去合理,让对方觉得这坏消息并不是通过单方面原因产生的。例如:A survey of our dealers three years ago indicated that they felt it resulted traffic and space problems; they were also concerned about legal liabilities as well.

3、将坏消息作为有理由,符合逻辑的结果给出,坏消息给出要客观直接,千万不要道歉,这个时候道歉只会让对方更难受。例如:In response to these dealers concerns, we eliminated these activities. Doing so has enabled us to begin featuring a two-page spread in each major Sunday newspaper, including your local paper.

4、结束交流是的基调要积极,结束语不能过于老套,可以适当避开坏消息。可以聊一聊其他方面的话题,避免谈及未来有可能的连带问题,要避免对上述问题的深入交流或道歉,避免让对方感到你很自私,还一直解释。例如:Best wishes for success with your tenth-anniversary sale. We have certainly enjoyed our relationship with you and look forward to continuing to serve your needs in the future.

个人认为上述四点在商务英语中传递坏消息是必不可少的,希望能给职场上奋斗的青年们带来帮助。

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